Rattaché(e) à la Responsable du Pôle Décoration, l’Assistant(e) Administratif(ve) Décoration assure le suivi administratif et la gestion documentaire des projets de décoration intérieure de

l’agence. Véritable support opérationnel du pôle, il/elle garantit la bonne circulation des informations entre les différents intervenants, le suivi des dossiers et la préparation des livrables, afin de contribuer au bon déroulement des projets.

Il/elle participe également à la gestion des ressources du pôle, au suivi des fournisseurs ainsi qu’à l’organisation des matériauthèques.

1. Coordination et gestion administrative des projets

Suivi administratif et documentaire

• Assurer la création, le classement et la mise à jour des dossiers projets.

• Centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi des opérations.

• Garantir la bonne organisation et l’archivage des documents.

• Veiller à la complétude et à la cohérence des dossiers avant leur diffusion.

• Assurer le suivi des validations et des échéances administratives.

• Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi.

• Préparer les reportings périodiques relatifs à l’avancement des projets.

Coordination opérationnelle

• Assister la Responsable du Pôle dans le suivi simultané de plusieurs projets.

• Coordonner les échanges entre les équipes internes, fournisseurs, fabricants, artisans,

et clients ou leurs représentants.

• Organiser les réunions de projet et assurer le suivi des actions décidées.

• Rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion.

• Relancer les différents interlocuteurs afin de garantir le respect des délais.

• Assurer la circulation et la mise à jour des informations au sein de l’équipe.

2. Préparation des livrables projets

• Préparer les présentations clients et supports de réunion.• Mettre en forme les booklets FF&E, listings, nomenclatures et tableaux de suivi.

• Consolider et organiser les informations techniques transmises par les fournisseurs.

• Assurer le suivi des demandes de prix, documentations et échantillons.

• Participer au suivi administratif des validations matières.

• Vérifier la qualité, l’exactitude et la cohérence des documents produits.

• Contribuer à l’amélioration continue des outils de suivi et procédures du pôle.

3. Gestion des ressources décoration

Gestion de la matériauthèque et des fournisseurs

• Assurer l’organisation, le classement et la mise à jour de la matériauthèque et de la tissuthèque.

• Gérer les échantillons, catalogues, tarifs et documentations fournisseurs.

• Maintenir à jour les bases de données fournisseurs et fabricants.

• Assurer le suivi des commandes et demandes d’échantillons.

• Veiller à la disponibilité des ressources pour les équipes projets.

Veille et sourcing

• Réaliser une veille régulière sur les matériaux, textiles, revêtements et finitions.

• Identifier de nouveaux fournisseurs et fabricants.

• Participer ponctuellement à des rendez-vous fournisseurs, salons et visites de

showrooms.

Profil recherché

Formation et expérience

• Expérience réussie dans une fonction d’assistanat de projet, de coordination administrative ou de gestion de dossiers.

• Une expérience dans les secteurs de la décoration, de l’architecture intérieure, du luxe ou de l’hôtellerie constitue un atout.

• Une sensibilité aux univers de la décoration et du design est appréciée.

Compétences

• Excellente maîtrise d’Excel, Indesign et des outils bureautiques.

• Très bonne capacité d’organisation et de gestion documentaire.

• Solides qualités rédactionnelles.

• Aisance dans la préparation de présentations et documents de synthèse.

• Anglais professionnel.

• Maîtrise d’Autocad et de la suite Adobe complète appréciée.

• Grande capacité de travail en équipe, curiosité et proactivité.

Qualités recherchées

Nous recherchons une personne particulièrement rigoureuse, organisée et fiable, appréciant les missions de coordination et de gestion administrative.

Dotée d’un excellent sens du détail, elle sait gérer plusieurs dossiers simultanément, hiérarchiser les priorités et suivre les échéances avec méthode. Curieuse, réactive et proactive, elle aime travailler en équipe et contribuer à la fluidité des opérations ainsi qu’à la qualité de service du Pôle Décoration.

Merci d’envoyer vos candidatures à l’adresse job@gillesetboissier.com

Finalité du poste

Rattaché à la Directrice des Opérations, le Contrôleur de Gestion des Opérations Junior contribue au pilotage économique et opérationnel des projets de l’agence. Il assure le suivi de la performance financière, accompagne le développement commercial et veille à la fiabilité des données de gestion afin d’optimiser la rentabilité et le bon déroulement des projets. Il agit en échange permanent avec les équipes projet en interne et en externe pour en assurer le fonctionnement fluide.

Voir l’annonce complète: https://www.linkedin.com/jobs/view/4443923458/